Die Meeting Kultur verändert sich

Nachhaltige Wirkungen auf Teilnehmer

In einer perfekten Welt bilden Meetings die Basis für Problemlösungen, Zusammenarbeit und Innovation. Leider verlassen die meisten Teilnehmer Meetings mit dem Gefühl, dass sie die Zeit vergeudet haben und das Ziel nicht erreicht wurde. Tatsächlich haben sich Meetings als eine emotionale Belastung erwiesen, die längere Erholungsphasen nach sich ziehen, in denen die Mitarbeiter nach Beendigung eines Meetings weniger effektiv sind.

Erfreulicherweise entwickelt sich die Meeting-Kultur weiter, hin zu einer einer stärkeren Konzentration auf Effizienz und Wert, weg von Meetings um des Meetings willen. Wie bei den meisten Paradigmenwecheln gelingt auch dieser Wandel nicht vollständig störungsfrei. Im Folgenden erläutern wir einige häufige Problemstellungen, die auftreten, wenn Unternehmen sich der Herausforderung stellen, ihre Meetingkultur zu verbessern.

Bevorzugter Konferenzstil
Grundsätzliche Unterschiede im Besprechungs-Stil sind entlang von Generationslinien feststellbar. Charakteristisch für jüngere Generationen ist, dass sie sich eher mit einem organischeren, spontaneren Meetingstil wohlfühlen. Im Mittelpunkt dieser Treffen stehen die offene Diskussion und der Austausch von Inhalten - ein deutlich demokratischerer Ansatz als der traditionelle, eher institutionalisierte, präsentationsorientierte Stil. Mit gegenwärtig vier Generationen von Arbeitnehmern in Unternehmen ist es kein Wunder, dass es zu Spannungen kommt, wenn es darum geht, wie Kollegen sich bevorzugt besprechen und zusammenarbeiten.

Um mögliche Reibungsverluste durch die jeweiigen Vorlieben beim Besprechungsstil zu vermeiden, empfehlen wir, den Gesprächsinhalt in den Mittelpunkt zu stellen und so das Gespräch zu fokussieren. Visuelle Medien besitzen die unschätzbare Eigenschaft, mit mehr Tiefe und viel effizienter zu kommunizieren als dies Worte allein vermögen. Sie helfen auch, das Gespräch zielorientiert zu führen und die Frustration zu vermeiden, dass eine Nebensächlichkeit das gesamte Meeting einnimmt.

Besprechungsdauer
In der Vergangenheit galt das einstündige Treffen als Grundpfeiler dafür, dass das Geschäft brummt. Es herrschte der Glaube, dass Innovation und Produktivität in Konferenzräumen entstehen. Dieses Credo ist in unserer Unternehmenskultur so tief verwurzelt, dass die meisten Meetings bis zu viermal länger dauern als nötig.

Tatsächlich verschwenden wir durchschnittlich 31 Stunden pro Monat mit unnötigen Besprechungen. Die produktivsten Meetings jedoch dauern zwischen 15 und 30 Minuten. Wenn ein Meeting länger als 30 Minuten dauert, besteht die Gefahr, dass die Gruppe den Fokus verliert. Bezweifeln Sie, dass Sie in einem 15- oder 30-minütigen Meeting alle Ihre Ziele erreichen können? Wir möchten Ihnen ans Herz legen, dies einmal auszuprobieren. Sie müssen sich ganz auf den Zweck des Meetings fokussieren und alle Teilnehmer in die Verantwortung nehmen.

Einsatz von Geräten
BYOD (Bring Your Own Device) revolutioniert die Meeting-Welt. Die gemeinsame Nutzung von Inhalten über digitale Geräte macht es einfacher denn je, im One-to-Many-Präsentationsstil Meetings in Collaboration-Sitzungen zu verwandeln. Wir empfehlen, jeden Besprechungsraum, inklusive Konferenzräume, Huddle Rooms und sogar Übergangsbereiche mit Displays auszustatten, die über jeden Gerätetyp, einschließlich Laptops, Tablets und Telefone einfach verbunden werden können.

Wireless Presentation Lösungen wie QuattroPod oder VisionShare machen die Schaffung einer offen, kollaborativen Arbeitsumgebung einfach und erschwinglich. Einfacher Zugang zu kollaborativen Tools trägt zur Realisierung einer Besprechungskultur bei, die Substanz über Tradition stellt.