Drei Mythen über Video-Conferencing

Der Inhalt bestimmt das Medium. Was dürfen wir erwarten?

Die Entwicklung von Software für die persönliche Zusammenarbeit ist schwierig: Sie soll ein grundlegendes menschliches Handeln unterstützen, ohne es zu beeinträchtigen. Wo sind die Grenzen? Wenn Ihnen Ihre Collaboration-Software nicht weiterhilft, greifen Sie einfach auf Stift und Papier und persönliche Gespräche zurück.

Vielleicht basiert die aktuelle Konzentration auf Lösungen für Remote-Meetings auf Mythen, die sich durch die Verwendung dieser Systeme im Laufe der Zeit herausgebildet haben. Hier sind drei davon:

Mythos 1: Die meisten Meetings erfordern Videokonferenzen
Das ist nicht so: Definieren wir als Meeting mindestens zwei Personen, die - wenn auch nur kurz - zusammenkommen, um eine gemeinsame Aufgabe in einem begrenzten Zeitfenster zu erfüllen. Dazu gehören Gruppenentscheidungen, Statusaktualisierungen, Konsensbildung, Dialog und sonstige allgemeine Zusammenarbeit.
Wie oft kommt dies an einem normalen Arbeitstag vor, mit Ihren Kollegen, in Ihrem Büro, einem Huddle Space, auf dem Flur oder ineinem traditionellen Konferenzraum? An wie vielen dieser Meetings waren Personen beteiligt, die nicht im Raum waren?

Untersuchungen* belegen, dass an lediglich ca. 18-20% aller Meetings externe Teilnehmer beteiligt sind. Das bedeutet nicht, dass Videokonferenzen nicht wichtig sind. Wenn ein externer Teilnehmer bei einem Meeting dabei sein muss, ist Video Conferencing das richtige Arbeitsmittel. Wir sollten unsere Arbeitsabläufe jedoch nicht auf der Annahme gestalten, dass die meisten Meetings Videokonferenzen benötigen.

Mythos 2: Videokonferenzen sind für die meisten Arten von Meetings wichtig
Wie würden Sie sich beispielsweise bei einer Videokonferenz mit nur einseitiger Informationsweitergaben fühlen?
Dafür sind E-Mails besser geeignet.

Beim Aufbau von einer Beziehung und Vertrauen mit neuen Businesskontakten kann Video Conferencing sehr hilfreich sein. Mimik und Gestik unterstützen die Entwicklung des  "persönlichen Drahts". Deshalb werden für erste Gespräche oft Videokonferenzen genutzt. Die meisten Meetings dienen aber der Entscheidungsfindung, Updates oder  Konsensbildung. Sie sind ergebnisorientiert und konzentrieren sich auf den Austausch wichtiger Inhalte. Vor allem, wenn die Teilnehmer sich bereits besser kennen, gilt: Content is King und nicht Live-Video von Teilnehmergesichtern.

Mythos 3: Für Videokonferenzen sind 1080p oder 4K entscheidend

Bildschärfe und technische Zuverlässigkeit sind wichtige Anforderungen an jedes Videokonferenz-Produkt. Es gibt aber keine relevanten Belege dafür, dass Videokonferenzen mit hoher Auflösung den Wert eines Meetings beeinflussen.

Natürlich gibt es eine Schwelle, ab der sich eine schlechte Videoqualität auf ein Meeting auswirkt. Die Details, auf welche es bei einer Videokonferenz mit externen Teilnehmern ankommt - Augenkontakt, Interessenslage, emotionale Beteiligung und gemeinsamer Austausch – können jedoch auch mit weniger Pixeln übertragen werden. Die menschliche Fähigkeit, Gesichtsausdrücke zu erkennen, ist so gut, dass sie keiner hohen Bildauflösung bedarf.

Wir denken, dass das Aufräumen mit diesen Mythen den Produktherstellern ermöglicht, sich auf die Entwiclung immer besserer Produkte für alle Arten von Meetings zu konzentrieren. Denn das Wesentliche ist, Meetings noch produktiver, angenehmer und erfolgreicher gestalten zu können.

*Quellen: Futuresource Consulting, Wainhouse Research